1. Eine Woche mitschreiben
Notieren Sie eine Woche lang jede Aufgabe, die Sie mehr als dreimal gemacht haben. Nicht schätzen — mitschreiben. Fast immer stehen am Ende zwei oder drei Tätigkeiten ganz oben, die niemand vermutet hätte.
Leitfaden
Was sich im kleinen Betrieb wirklich automatisieren lässt.
Dieser Leitfaden ist für Handwerk, Praxis, Kanzlei und Einzelhandel geschrieben — für Betriebe ohne IT-Abteilung. Er enthält keine Produktversprechen, sondern eine Reihenfolge: welche Aufgaben sich lohnen, wie Sie den Nutzen selbst durchrechnen und woran Sie einen unseriösen Anbieter erkennen.
Sieben Aufgaben, die fast überall gleich sind
Die Spalte „Aufwand" ist eine grobe Einordnung des Bauaufwands, keine Preisangabe. Was in Ihrem Betrieb tatsächlich sinnvoll ist, zeigt erst der Blick auf Ihre Abläufe.
| Aufgabe | Heute typisch | Danach | Aufwand |
|---|---|---|---|
| Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefon sammeln | Zettel, Posteingang, Rückrufliste | Alle Anfragen laufen in eine Liste mit Status und Erinnerung | gering |
| Angebote schreiben | Word-Vorlage, Preise per Hand nachschlagen | Positionen auswählen, Angebot wird als PDF erzeugt und versendet | mittel |
| Termine vergeben | Telefonieren, hin und her schreiben | Kunde bucht freie Zeiten selbst, Kalender bleibt die Wahrheit | gering |
| Immer gleiche Kundenfragen beantworten | Jede Mail einzeln tippen | Assistent beantwortet Standardfragen aus Ihren eigenen Texten | mittel |
| Belege und Rechnungen vorbereiten | Ordner, Fotos, Sammelmappe fürs Steuerbüro | Beleg fotografieren, Daten werden ausgelesen und abgelegt | mittel |
| Nachfassen bei offenen Angeboten | Fällt im Alltag hinten runter | Automatische Erinnerung nach 5 und 14 Tagen | gering |
| Berichte, Protokolle, Übergaben schreiben | Abends im Büro nachtippen | Stichworte oder Sprachnotiz werden zum fertigen Text | mittel |
In fünf Schritten zur ersten Automatisierung
2. Nach Regeln suchen, nicht nach Technik
Automatisieren lässt sich, was einer Regel folgt: gleicher Auslöser, gleiche Schritte, gleiches Ergebnis. Wo Sie jedes Mal neu entscheiden müssen, gehört die Entscheidung zu Ihnen — dort hilft höchstens ein Vorschlag, keine Automatik.
3. Ehrlich rechnen
Nehmen Sie Zeit pro Vorgang × Vorgänge pro Monat × Ihren Stundensatz. Liegt der Wert unter den Kosten der Lösung, lassen Sie es. Rechnen Sie Fehlerkosten mit: eine vergessene Nachfrage kostet oft mehr als die Bearbeitungszeit.
4. Mit einem Vorgang anfangen
Ein Ablauf, sauber gebaut und im Alltag getestet, bringt mehr als fünf halbfertige. Wenn der erste läuft und Sie ihn eine Woche lang nicht vermissen, kommt der nächste.
5. Ausstieg mitplanen
Klären Sie vorher: Wem gehören Zugänge, Daten und Code? Was passiert, wenn Sie den Anbieter wechseln? Wer die Antwort schuldig bleibt, verkauft Abhängigkeit statt Werkzeug.
Woran Sie einen unseriösen Anbieter erkennen
- Ein Preis wird erst nach mehreren Gesprächen genannt — oder gar nicht.
- Es geht um Werkzeuge und Schlagworte statt um Ihre Abläufe.
- Zugänge, Daten oder Code sollen beim Anbieter bleiben.
- Ein Ergebnis wird in Prozent garantiert, ohne Ihre Zahlen zu kennen.
- Die Betreuung ist Pflicht statt Angebot.
Wenn Sie den Blick von außen wollen
Die Automatisierungs-Analyse macht genau die Schritte 1 bis 3 für Ihren Betrieb: Abläufe aufnehmen, Regeln finden, ehrlich durchrechnen. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung mit Reihenfolge und Aufwand. Lohnt sich nichts davon, sagen wir das und Sie bekommen die 149 € zurück.